タスク管理ができないのはツールのせいじゃない!根本的な原因と解決策を伝授します!

こんにちは、 渡邊 由佳 ( @officeyuka )  です。

タスク管理ができる人ってカッコいい!でも私はすごく苦手…

タスク管理が苦手な方は多いと思います。私もまさにそうでした。

どうしてもタスク管理できるようになりたくて、良いと言われるツールを片っ端から試すのですが撃沈してばかり。

そこで「なぜ自分はタスク管理ができないのだろう?」と改めて考えた結果、実はタスク管理ができないのには根本的な原因があることに気づきました。

この記事では、私と同じように「タスク管理できるようになりたい!でもできない(涙)」というすべての方にタスク管理ができない根本的な原因と解決策を伝授します!

おかげで私はタスク管理が得意になりましたよ!

タスク管理とは?

まず、そもそも「タスク管理」ってなんでしょう?

「タスク」を辞書で調べてみるとこのように出てきます。

・課せられた仕事、課題
・コンピューターが処理する仕事の最小単位

「コトバンク」より引用

もう少し噛み砕いて言うと、タスクとは「自分がやらなければならないこと」。

そして「やらなければならないことの管理がタスク管理」ということになります。

「タスク管理=ツールを使いこなす」ではない!

なぜ最初に タスク管理 の意味を再確認したかというと、タスク管理=ツールを使いこなすこと」と勘違いしている方が非常に多いと感じるからです。

まさにかつての私です…

何度も言いますが、タスク管理とはやらなければならないことの管理です。

ツールはあくまでもタスク管理を効率的に行うための手段でしかありません。

そのため、どれだけ複雑なツールを使いこなしていても「タスク管理ができている」とは言えませんし、逆にツールが使いこなせなくても落ち込む必要はまったくありません。

タスク管理ができない根本的な2つの原因

それではいよいよ本題です。

実は、タスク管理ができない根本的な原因はある2つの時間をわかっていないというところにあります。

原因① 自分にどれだけ「使える時間」があるのかがわかっていない

一つ目の時間は自分が持っている「使える時間」です。

誰にだって1日は平等に24時間与えられているんじゃないの?

その通り。確かに神様は私たちに時間だけは平等に与えてくださいました。

しかし、24時間のすべてが使える時間かというとそうではありません。

睡眠や食事のための時間は多かれ少なかれ必要ですし、無理やり参加させられる会議の時間は自分にとって「使えない時間」です。

家族との団欒の時間や子育ての時間も、暮らしの中では大切な時間ですが自分の思い通りに使える時間ではありませんよね。

こうやって自分の1日を振り返ってみると、実は自分が使える時間というのは思った以上に少ないです。

それなのに、どれだけ使える時間があるのかを把握していないとしたら…。

タスクでパンクしてしまうのは目に見えています。

原因② そのタスクを処理するのに「必要な時間」がわかっていない

二つ目の時間はそのタスクを処理するのに「必要な時間」です。

例えば「見積書をワードで作成して上司に提出する」というタスクがあったとします。

この「見積書を作成する時間」が何分かかるかがわかっていないということです。

そんなの状況に応じて変わるんだからわからないよ!

おっしゃることはごもっともです。

ワードを使ったことがなければ途方も無い時間がかかるでしょうし、見積書のテンプレートがあれば一瞬で終わるかもしれません。

また、作成中に電話が鳴ったり上司に話しかけられたりして作業が中断することだってあります。

でも「羅列したタスクに必要な時間を計算してみたら午前0時を回ってしまった」なんてことになれば、とてもじゃないですがタスク管理できているとは言えません。

たとえ自分が24時間をすべて自由に使えたとしても、タスクが終わらなければ意味がないのです。

解決策はズバリ!「時間の記録」をつけること

とはいえ「自分が使える時間」も「タスクに必要な時間」も、何もせずに把握することは不可能です。

ではどうすればいいのか?

解決策はズバリ!「時間の記録」をつけることです。

ここでいう時間の記録とは、ある時間やあるタスクに限ったものではなく「24時間すべての行動にかかった時間の記録」のことを言います。

朝何時に起きて支度、食事、通勤にどれだけ時間がかかったか。

会社では自分が日々行なっている業務にそれぞれどれだけ時間がかかったか。

家事なら洗濯物を干す時間、洗い物をする時間、掃除の時間に夕食を作る時間など。

可能な限り細かく、できれば1分単位で記録をしてみましょう。

そ、そこまでしなきゃいけないの?

現実問題、いちいち行動と時間を記録するだけでも1分弱かかります。実際に私も記録しましたが正直手間はかかりました。

それでも!せめて1週間でいいので時間の記録をつけることをおすすめします。

方法は紙にメモしても良いですし、スマートフォンのメモ機能や「timetrack」といったアプリを活用するなど、なんでもかまいません。

大切なのはできる限り詳細な記録を取ることです。

時間を記録することの効果

もうおわかりかと思いますが、行動にかかった時間の記録を1週間つけてみると「自分がどんなことにどれだけ時間を使っているのか」が一目瞭然になります。

そしてなにより、時間を記録することの一番の効果として時間や作業の無駄に気づけるということがあげられます。

時間の記録を見返してみると、ある作業にかかった時間を見て「なぜこんなに時間がかかっているんだろう?」と思うこともあるでしょう。

「そもそもこの作業は必要なのか?」という作業すらあるかもしれません。

また、何をやったのかわからない空白の時間も存在するはずです。

これらの「無駄」に気づくことで自分が使える時間を増やすことができますし、タスクに必要な時間を減らすこともできるのです!

まとめ

タスク管理が苦手だと思っていらっしゃる方の多くは、タスク管理ツールを使って解決しようとしています。

ですが、ツールはあくまでも手段でしかなく、タスク管理ができるようになるための根本的な解決にはなりません。

タスク管理のスタートは時間を把握することから。

時間の記録は最初のうちこそ大変ですが、必ず成果となって現れますのでぜひ実践してみてくださいね。