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タスクは徹底的に紙に書き出す。私のタスク管理術と紙に書き出すメリット

こんにちは、ギャラップ認定ストレングスコーチの ゆかねぇ (@officeyuka) です。

タスク管理がとても苦手。

タスク管理をしなければいけないとは思うけど、どんな方法がいいのかわからない。

タスク管理がうまくできれば頭も整理され、達成のスピードもどんどん加速していくものの、実際にはタスク管理の方法でつまづいている方が非常に多いのも事実。

かく言う私もかつてはタスク管理がめちゃくちゃ苦手、というよりまったくできませんでした。

そんな私が試行錯誤と回り道を重ねてたどり着いたタスク管理の方法、それは結局紙にタスクを徹底的に書き出すというものです。

そこでこの記事では、紆余曲折を経てたどり着いたからこそお伝えできる紙にタスクを書き出す方法とそのメリットをご紹介します。

タスク管理法で迷子になっていた過去

私はずっと「タスクをきちんと管理したい」と思いながらうまくできず、どうやったらタスク管理ができるようになるのかをいつも考えていました。

タスク管理に関する本を読み漁っては書いてある方法を取り入れてみたり。

誰かが「いい」というアプリがあればとにかくダウンロードして使ってみたり。

特にアプリに関しては片っ端からダウンロードしたと言っても言い過ぎではありません(もはや何を試したか覚えていない)。

でも・・・。

私はどこかで勘違いしていました。「アプリを使えばタスク管理がうまくできるようになる」と。

アプリをカッコよく使いこなす姿に憧れていた面もあります。

そこで改めて自分に合ったタスク管理法を考え直した結果、たどりついたのがタスクを徹底的に「紙」に書き出す方法だったのです。

紙か、紙以外か。一周回って紙に戻ったもの、戻らなかったもの。そして私の判断基準。

徹底的に書く、書く、書き出す!

私が使っている「紙」というのは手帳です。中でもほぼ日手帳を愛用しています(A5サイズのカズン)。

このほぼ日手帳は1日1ページになっているのでかなりの量を書き込んでも平気。

ここにあらゆるタスクを徹底的に・・・・書き出していくのです。

書き出すタスクは仕事に限ったものではなく、家のことや遊びのこと、毎日やると決めているルーティンも含めその日やるべきことであれば「すべて」書き出します

また、いつやるかわからないけれど必ずやらなければならないタスクはとりあえず今日に書き、1日の終わりに期限を決めて振り分けます。

その際、1日で終わらないようなタスクに関しては、週・月の見開きページに書き写すようにします。(ほぼ日手帳には1週間・1ヶ月の見開きページもあるので)。

さらにはタスクだけでなくその日の予定、やりたいこと、気づいたこと、決めるべきことなどもとにかく(とにかく!)徹底的に書き出します。

あとは書き出したタスクを粛々とこなしていくだけ。

このタスク管理方法で一番のポイントを挙げるとすれば「あらゆるタスクを徹底的に書き出す」ということ。

どんなつまらないタスクも、一瞬で終わるタスクも、毎日やっているタスクも、とにかく書き出しておくことで「終わらせなければ」と脳や身体が反応するようになるからです。

私はタスクを紙に書き出すようになってから、明らかに物ごとの達成速度が上がりました。

今や手帳は私にとって目標達成のために手放せない存在となっています。

タスクを紙に書き出すメリット

一見原始的とも思える「紙に書く」というタスク管理の方法。

ではこの方法にはいったいどのようなメリットがあるのでしょうか。

メリット① すぐ書ける

タスクを紙に書き出す1つ目のメリットはすぐ書けるというものです。

「アプリだってすぐだよ」という考えもあるでしょうが、私は「ロックを解除→アプリ立ち上げる→入力」というステップが煩わしいと思ってしまいます。

アプリの入力画面にたどりつくまでに思いついたタスクを忘れてしまうこともありますし。

その点、紙の場合はすぐ書けます。手帳を開きっぱなしにできる環境ならなおさらすぐ書けるでしょう(私はそうです)。

そうでなくても、とにかくメモでもなんでもいいからそのへんの紙に書いておくことは「すぐ」できます。

外出時はやむなくメモアプリなどを使う必要はありますが、書き残せるスピードで言うと紙のほうが上だと感じています。

メリット② ずっと目に入る

タスクを紙に書き出す2つ目のメリットはタスクがずっと目に入るというものです。

タスクがずっと視界に入っていると、次にやるべきことや残りのタスク量が一目瞭然ですし、ペース配分もしやすくなります。

「移動や外出が多いから無理」という方もいらっしゃるでしょうが、デスクに戻ったときに常に見えるようにしておけばタスクの把握は俄然やりやすくなるはずです。

メリット③ 達成感がある

タスクを紙に書き出す3つ目のメリットは達成感があるということです。

タスクが完了したときは、チェックマークや×印、◯や二重線などさまざまな形で「終わった」という印を残しますよね?

そのときに「書き込む」という作業をすることで「やったぞ、やりきったぞ」という達成感を感じられるのです。

すごく頑張ってやり終えたときには花マルだってつけられます(私はよくつけます)。アプリではこうはいきません。

そのときの達成感、充実感をペンに込められるのは紙ならではだと感じます。

メリット④ 脳の容量を空けることができる

タスクを紙に書き出す最後のメリットであり、一番重要なメリットは脳の容量を空けることができるというものです。

私が「徹底的に」書き出すと再三お伝えしているのもこのメリットがあるからです。

脳は一度に多くを覚えておくことができません。だからやらなければならないタスクだけで頭がいっぱいになってしまうと、他のもっと大切なことを考える余裕がなくなってしまいます。

そこでタスクを書き出すと脳はそのことを忘れてもよくなるので容量が増えます。そして別のことに思考を使うことができるようになります。

このメリットは紙に限った話ではないかもしれませんが、徹底的に書き出すことは脳の負担を減らすのでやはりおすすめです。

最後に

「紙でタスクを管理するなんて古い」「時代はスマホ」という考えもあるかもしれませんし、「アプリの方がタスク管理しやすい」という方もいらっしゃって当然です。

正解は一つではありません。

自分が目的を達成できたらどんな方法だっていいんです。

いろんな方法を試しながら自分に一番合ったタスク管理の方法を見つけていただければと思います。