こんにちは、 社会保険労務士の 渡邊 由佳 (@officeyuka) です。
働き方改革により、2019年4月から年5日の有給休暇の取得が義務づけられましたが、対策はお済みでしょうか。
今回は「対策をしなければならないのはわかっているけれど、どうすればいいのかわからない」という事業主や担当者の皆様のために、年次有給休暇の確実な取得のための具体策をご紹介したいと思います。
年次有給休暇取得計画表の作成
まず、年次有給休暇の確実な取得のためには、計画的に取得することが重要になってきますが、そのために年次有給休暇取得計画表を作成するという方法があります。
この計画表は、年に5日の年次有給休暇を取得させるためにも、まずは基準日に「年間」の計画表を作成したいもの。
具体的にはこのような表です。
参考：山口労働局「働き方改革関連リーフレット、資料」より
ただ、年間で計画を立てたとしても、なかなかその通りにいかないことも考えられますから、「四半期ごと」や「月ごと」の計画表も用意することで、より柔軟に対応がでます。
「月ごと」の計画表はこちらを参考にしてみてください。
参考：山口労働局「年次有給休暇を取得できる職場環境を整えましょう」より
もちろん、計画表を作成しただけで終わりではなく、取得状況をこまめに確認し、年次有給休暇を取得しやすい環境づくりに努めることも大切です。
使用者からの時季指定
今回の法改正で、使用者から時季を指定して年5日の年次有給休暇を与えなければならないこととなりました。
そのため、使用者からの時季指定も年次有給休暇の確実な取得のための1つの方法です。
では、その時季指定具体的にはいつ頃行えば良いのでしょうか。
①基準日から一定期間が経過したタイミングで行う
まず、基準日から 3ヶ月後 や 半年後 といった、一定期間が経過したタイミングで時季指定を行うという方法があります。
なぜ一定期間待つのかというと、その間に労働者が自ら年次有給休暇を請求・取得していれば、その日数分は使用者から時季指定をする必要がないからです。
例えば、4/1 を基準日とする労働者に10日の年次有給休暇を付与し、半年後の 10/1 の時点で労働者が2日の年次有給休暇を取得していたとします。
この場合、使用者側からは残り3日分の年次有給休暇の時季指定をするだけで良い、ということになります（それ以上の日数を指定することは逆にできません）。
本来、年次有給休暇は労働者から時季を指定するものですから、労働者の希望を尊重するという面からも、基準日から一定期間が経過したタイミングで時季指定を行うのは合理的と言えます。
②基準日に行う
自分から進んで年次有給休暇を取得しようとする労働者は良いのですが、「周りに迷惑がかかる」「言い出しにくい」といった理由で年次有給休暇をなかなか取れない労働者や部署が存在します。
そのような労働者や部署は、過去の年次有給休暇の取得状況を見ればある程度は把握できるでしょうから、むしろ基準日に使用者から時季指定をした方が計画的に年次有給休暇を取得できます。
①、②いずれのタイミングで時季指定を行うにしても、労働者からの年次有給休暇の請求を妨げるものではありませんから、自社の従業員の年次有給休暇取得状況を見ながら判断されればいいかと思います。
計画的付与制度の利用
年5日の年次有給休暇の取得が義務づけられることが決まってから、注目されているのが年次有給休暇の計画的付与制度（計画年休）です。
制度の概要
年次有給休暇の計画的付与制度とは、年次有給休暇の付与日数のうち5日は労働者が自由に取得できるものとし、5日を超える部分について（繰越分を含む）は前もって計画的に年次有給休暇取得日を割り振るというものです。
計画的付与制度の導入にあたっては、以下の注意点があります。
- 労使協定を締結しなければならない（届出は不要）
- 労使協定によって計画的付与を実施する旨を、就業規則に記載しなければならない
- 労働者からも使用者からも、計画的付与された年次有給休暇の変更はできない
また、計画的付与の方式には3つあります。
- 企業や事業場全体の休業による一斉付与方式
- 班・グループ別の交代制付与方式
- 年次有給休暇付与計画表による個人別付与方式
いずれの方式が適しているかは企業の規模や業種にもよりますので、利用しやすい方式を採用されれば良いと思います。
計画的付与制度を導入するメリット
計画的付与制度を導入すると、労使双方にメリットがあります。
まず、 使用者側 からすると労務管理がしやすくなりますし、何より計画的付与制度で与えた年次有給休暇の日数分は年5日の取得義務分にカウントすることができます。
反対に、労働者側 からしても、あらかじめ年次有給休暇の日程が決まっているわけですから、ためらいや後ろめたさを感じずに年次有給休暇を取得することができます。
計画的付与の具体例
では実際にどういった形で導入すればいいのか、具体例をいくつかご紹介します。
①年末年始や夏季休暇に合わせて計画的に付与し、大型連休とする
年末年始や夏季休暇に計画的付与を組み合わせると、大型連休とすることができ、労働者も心身のリフレッシュを図ることができます。
②ブリッジホリデーとして連休を設ける
いわゆる「飛び石」となっている祝日や休日の橋渡し（ブリッジ）として計画的付与を利用することもできます。
わかりやすい例でいうとゴールデンウィークなどが挙げられますね。
③アニバーサリー休暇制度を設ける
アニバーサリー休暇とは、労働者それぞれにとっての記念日（本人や家族の誕生日、結婚記念日など）を休暇とするものです。
誕生日などの記念日は日にちが変わるものではありませんから、計画的付与が実施しやすいです。
まとめ
年次有給休暇の確実な取得のための対応策をご紹介してきましたが、いかがでしたか？
どのような対応策をとるにせよ、まずは自社の現状を把握し、問題点の洗い出すことが必要不可欠です。
問題点がわかればおのずと対応策も決まってくるはず。そのときにこの記事がお役に立てば嬉しいです。
参考資料：厚生労働省「年５日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説」
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