バラバラの有給休暇はこう管理する!年次有給休暇を管理しやすくする方法

こんにちは、 渡邊 由佳 ( @officeyuka )  です。

2019年4月から年5日の有給休暇取得が義務づけられることに伴い、従業員の有給休暇を正確に管理する体制づくりが急務となっています。しかし…。

従業員ごとに有給休暇の日数や発生日が違うから管理が大変!

と、頭を抱えている担当者の方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、有給休暇の管理をしやすくする方法をご紹介します。

なぜ年次有給休暇の正確な管理が必要なの?

今までもずっと、年次有給休暇の管理はなんらかの方法でされていたとは思うのですが、今後ますます正確な管理が必要となってきます。

それは、年5日の有給休暇を「基準日」から1年以内に取得させなければいけないから。

「基準日」って何?

基準日とは、年次有給休暇が発生する日のことです。

年次有給休暇は原則として雇入れの日から6ヶ月後に発生し、その後は1年ごとに少しずつ日数が加算されながら発生します。

この、6ヶ月経過日、1年6ヶ月経過日、2年6ヶ月経過日‥をそれぞれ「基準日」と言います。

つまり、基準日が正確にわからなければ、いつまでに5日の有給休暇を取らせなければならないかがわからなくなるのでしっかり管理しなければならない、というわけなんですね。

年次有給休暇の管理をしやすくする方法

基準日を正確に把握しなければいけないことはわかったけど、その基準日がバラバラだから困ってるんだよ!

お怒りごもっともです。

基準日は原則として入社から6ヶ月後ですから、入社日が違えば基準日も全員違います

そして、「社員全員が4月1日に入社」なんて会社は現実にはほとんど存在せず、月の途中で中途採用している場合も多いでしょうから、基準日がバラバラになるのはむしろ当然の話。

そこで、基準日の管理をしやすくし、年次有給休暇を正確に管理することができる方法を2つご紹介します。

方法① 一斉付与日を設ける

「一斉付与日を設ける」とは、全従業員に対して同じ日に年次有給休暇を一斉に付与するということです。

例えば1/1や4/1、決算のタイミングなどが挙げられます。

この方法だと、特に従業員数の多い会社の場合は管理がしやすくなります。

方法② 基準日を月初などに統一する

こちらは、入社が月の途中であっても基準日を月初などに統一するという方法です。

具体例を挙げて説明しますね。

例えば、 4/10 に入社した方と 4/20 に入社した方がいらっしゃったとします。

原則どおりでいくと、基準日はそれぞれ 10/10 と 10/20 になりますが、5日の年次有給休暇を与えなければならない期間がずれるため、管理が非常に煩雑です。

これを、2人とも月初の 10/1 に統一してしまえば、付与期間のずれがなくなり管理がしやすくなります。

基準日を統一する際の注意点

基準日を統一すると確かに年次有給休暇の管理はしやすくなりますが、注意点があります。

①基準日の繰り下げはダメ

基準日を統一するのはあくまでも管理する側の事情ですから、労働者の不利になるような基準日の変更は認められません

例えば、4/10 入社の方の基準日を 10/1 にすることは認められますが、 11/1 に統一することは認められません。

この場合、 11/1 にすると雇入れから6ヶ月以上経過してしまうことになり、労働者にとって不利となるからです。
基準日の繰り下げはダメ、繰り上げはOKと覚えておきましょう。

②繰り上げた期間は全期間出勤したものとみなす

年次有給休暇の発生要件として 全労働日の8割以上出勤したこと というものがあります。

もし基準日を繰り上げた場合、繰り上げた期間については全期間出勤したものとみなさなければなりません

つまり、仮に基準日を3ヶ月繰り上げたとしても、その3ヶ月間は(年次有給休暇の計算上)すべて出勤扱いとする、ということです。

これも、労働者の不利とならないための配慮ですのでご注意ください。

まとめ

年次有給休暇の管理をしやすくする方法、いかがでしたでしょうか。

有給休暇の管理が煩雑になってしまうがために担当者の残業が増えたり、有給休暇が取れなくなってしまっては本末転倒です。

できるだけ簡単に、わかりやすく年次有給休暇を管理するために、この記事がお役に立てば嬉しいです。

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