実はメリット大？働き方改革で義務づけられた「労働時間の状況の把握」を再確認

こんにちは、 社会保険労務士の 渡邊 由佳  (@officeyuka) です。

2019年4月から順次施行されている働き方改革関連法案ですが、そのひとつに「労働時間の状況の把握義務化」があります。

文字どおり「労働者一人ひとりの労働時間の状況を把握することが義務づけられた」わけですが、違反しても罰則が設けられていないせいか、あまり知られていないのが現状です。

しかし、正しく労働時間の状況を把握することは多くのメリットがあります。

そこでこの記事では、「労働時間の状況の把握義務」について改正ポイントや把握方法を解説したうえで、正しく労働時間の状況を把握するメリットをご紹介します。

2019年4月からの改正ポイント

まず最初に、2019年4月1日からすでに施行されている「労働時間の状況の把握義務化」の改正ポイントをご説明します。

ポイント① 改正の趣旨

そもそも、なぜ今回 労働時間の状況把握が義務になったのか というと、労働者の健康確保措置を適切に実施する必要が大きくなったためです。

実は、これまでも「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン（以下ガイドライン）」というものが存在していました。

とはいうものの、あくまでもガイドラインですから法的な拘束力もありませんでしたし、どちらかというと割増賃金（時間外労働に対して支払われる賃金）を適正に支払うためのものでした。

しかし、近年過重な長時間労働やメンタルヘルス不調による問題がクローズアップされ、一定の要件を満たす労働者には面接指導を実施しなければならなくなりました。（労働安全衛生法第68条の8）

この面接指導の実施のためには労働時間の状況を把握することが必要不可欠であるため、労働安全衛生法の中で義務化された、というわけです。

ポイント② 対象者の範囲が拡大

先にご紹介したガイドラインでは、いわゆる 管理監督者 や みなし労働時間制が適用される労働者 は労働時間の適正な把握をするべき対象者ではありませんでした。

なぜならこの方達は、「労働時間や休憩・休日の規定が適用されない」と法律で定められていたり、「1日◯時間働いたものとみなす」とされていたりして、労働時間の長さが賃金が密接に関連しているわけではなかったからです。

しかし、繰り返しますが、今回の改正は労働者の健康確保措置を適切に実施することが目的です。

そのため、（高度プロフェッショナル制度の適用者を除く）すべての労働者が、労働時間の状況を把握しなければならない対象者となりました。

ですから、もちろん次のような方々も対象者です。

ポイント③ 記録の保存期間

今回の法改正で、把握した労働時間の記録は3年間保存するための必要な措置を講じなければならなくなりました。

と言っても、もともと労働基準法では賃金台帳の作成と3年間の保存が義務づけられていますし、改正された法律でも「賃金台帳に労働時間数が書いてあるならOK」としています。

そう思いますよね。

これはなぜかと言うと、ポイント② で触れた労働時間等の規定の適用が除外されている 管理監督者 のように賃金台帳に労働時間数を記入しなくてもよい方がいらっしゃるからなのです。

結局、労働者の健康確保措置を適切に実施するために、賃金台帳に労働時間数の記載がない労働者についてもきちんと労働時間の状況を把握してください、ということなんですね。

具体的な労働時間の状況の把握の仕方

ここまでは、2019年4月1日から施行されている労働時間の状況の把握義務化の改正ポイントを見てきました。

ここからは、具体的な労働時間の状況の把握の仕方を見ていきます。

労働時間の状況の「何を」把握すればいい？

まず、ひとくちに「労働時間の状況」といっても色々ありますが、そのうちのいったい何を把握すればよいのでしょうか。

これは、労働者の労働日ごとの出退勤時刻や入退室時刻の記録等の把握が必要とされています。

単純に「1日何時間働いたか」だけの把握だと、それが日中なのか深夜なのか、前日の労働からどのくらい間が空いているのかなどがわかりませんよね。

日中と深夜ではからだにかかる負担は大きく異なりますし、一見すると8時間労働でも、前日の労働から4時間しか空いていないのであれば十分な休息が取れているとは言えません。

ですから、労働者の健康確保措置を適切に実施するという観点から、労働日ごとの始業・終業時刻の把握が必要というわけなのです。

労働時間の状況を「どのように」把握すればいい？

次に、労働時間の状況をどのように把握すればよいのでしょうか。

原則:客観的な方法

労働時間の状況を把握する方法 は、原則として客観的な方法である必要があります。

さらに具体的に言うと、次の 2つ の方法が挙げられます。

①は特に問題なくご理解いただけるでしょう。

②についてですが、例えば上司や労働時間管理を任されている人が、直接始業時刻や終業時刻を確認するというイメージと言えばわかりやすいでしょうか。

いずれにしても、労働時間の状況の把握は労働者本人以外の手によって記録、確認するというのが大原則です。

例外:その他の適切な方法

繰り返しになりますが、労働時間の状況の把握は大・大・大原則として客観的な方法で行わなければなりません。

それでも、やむを得ず客観的な方法により把握し難い場合に、例外的にその他の適切な方法として労働者の自己申告による把握が考えられます。

しかし！この場合には次の 5つ の措置をすべて講じる必要があります。

ア 自己申告制の対象となる労働者に対して、労働時間の状況の実態を正しく記録し、適正に自己申告を行うことなどについて十分な説明を行うこと。

イ 実際に労働時間の状況を管理する者に対して、自己申告制の適正な運用を含め、講ずべき措置について十分な説明を行うこと。

ウ 自己申告により把握した労働時間の状況が実際の労働時間の状況と合致しているか否かについて、必要に応じて実態調査を実施し、 所要の労働時間の状況の補正をすること。

エ 自己申告した労働時間の状況を超えて事業場内にいる時間又は事業場外において労務を提供し得る状態であった時間について、その理由等を労働者に報告させる場合には、当該報告が適正に行われているかについて確認すること。
その際に、休憩や自主的な研修、教育訓練、学習等であるため労働時間の状況ではないと報告されていても、実際には、事業者の指示により業務に従事しているなど、事業者の指揮命令下に置かれていたと認められる時間については、労働時間の状況として扱わなければ ならないこと。

オ 自己申告制は、労働者による適正な申告を前提として成り立つものである。このため、事業者は、労働者が自己申告できる労働時間の状況に上限を設け、上限を超える申告を認めないなど、労働者による労働時間の状況の適正な申告を阻害する措置を講じてはならないこと。
また、時間外労働時間の削減のための社内通達や時間外労働手当の定額払等労働時間に係る事業場の措置が、労働者の労働時間の状況の適正な申告を阻害する要因となっていないかについて確認するとともに、当該阻害要因となっている場合においては、改善のための措置を講ずること。
さらに、新労基法の定める法定労働時間や時間外労働に関する労使協定（いわゆる 36協定）により延長することができる時間数を遵守することは当然であるが、実際には延長することができる時間数を超えて労働しているにもかかわらず、記録上これを守っているようにすることが、実際に労働時間の状況を管理する者や労働者等において、慣習的に行われていないかについても確認すること。

厚生労働省:基発1228第16号（労働安全衛生法等の解釈等について） より引用

ほんとすみません、こればっかりは私でも噛み砕いて説明するのは非常に難しいです。

ただ、わかっていただきたいのは自己申告によって労働時間の状況を把握するという方法が認められるのは、よほどのことがない限り難しいということなのです。

 

例外としての自己申告方式が認められるかどうかは、最終的には個別の判断になります。

ただし、いわゆる直行直帰の場合でも、社外から社内システムにアクセスすることが可能だったり、GPSで所在地を確認できるなど、客観的な方法により労働時間の状況を把握できる場合には自己申告方式は認められません。

もちろん、タイムカードやパソコン、事業者の現認などの客観的な方法によって労働時間の状況を把握できるにもかかわらず、自己申告方式のみを用いることも認められません。

結局、今回の法改正で自己申告方式による労働時間の状況の把握は事実上とても厳しくなったということになります。

労働時間の状況を正しく把握するメリット

これまでの法改正内容や具体的な把握の仕方を読めば読むほど、「今までの方がよかった」「めんどくさい」と思う方もいらっしゃるかもしれません。

ですが私は、労働時間の状況を正しく把握することは特に今後ますますメリットが大きくなってくると考えています。

労働者の健康確保

この記事で口を酸っぱくして言ってきましたが、今回の法改正の目的は「労働者の健康確保措置を適切に実施するため」でした。

長時間労働による過労死、メンタルヘルス不調に伴う貴重な人材の流出は、会社にとって損失以外のなにものでもありません。

労働時間の状況を適切に把握することは、労働者の健康確保のための大切な第一歩であるとともに、貴重な人材を守るというメリットがあります。

業務の効率化

今まで客観的な方法で労働時間を把握していなかった場合などは、最初に新しいシステムを導入するための時間や費用がかかってしまうかもしれません。

その点だけを見ると面倒だと感じてしまうのも無理はありませんが、長い目で見るとどうでしょう。

現在はパソコンによる勤怠管理にとどまらず、スマートフォンでの勤怠管理システムなども続々登場しています。

これらのシステムは労働時間を自動で計算してくれるものが多く、最終的に給与計算まで一気に終えられるものも少なくありません。

ここで各社のシステムを比較することはしませんが、労働時間の状況を適切かつ客観的に把握することが業務の効率化につながるというメリットは間違いないと言えます。

無用なトラブルを防ぐ

いくら今回の法改正が「労働者の健康確保」を最重要課題としていると言っても、まだまだ割増賃金の不払いによるトラブルは後を絶ちません。

また、2020年4月からは時間外労働の上限規制が中小企業にも適用され、守られていない場合は罰則も課されます。

このように、今後は労働時間の状況を把握をきちんと把握できていなければ、会社の経営そのものに影響を与えかねないと言っても過言ではないでしょう。

今のうちから労働時間の状況を正しく把握しておくことが、無用なトラブルを防ぐというメリットをもたらすに違いありません。

まとめ

労働時間の状況を正しく把握することは、労働者にとって監視でもなければ、会社にとって余計な手間でもありません。

最終的に労働者を守り、会社も守るために、むしろ積極的に取り組むべきものだと私は考えます。

一度に何もかも変更してしまうと混乱も生じますから、できるところから少しずつでも取り組んでいただければと思います。

【参考資料】

厚生労働省:「産業医・産業保健機能」と「長時間労働者に対する面接指導等」が強化されます

厚生労働省:基発1228第16号（労働安全衛生法等の解釈等について）